Junge Frau in orangenem Pulli schaut in die Kamera

Datenschutzhinweise
für Kandidaten

Stand 01.04.2026

Einleitung

Diese Datenschutzhinweise für Kandidaten erläutert, wie Hays Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt, wenn Sie mit uns in Kontakt treten oder von uns im Zusammenhang mit beruflichen Möglichkeiten kontaktiert werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 01.04.2026.

Für wen gelten diese Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise für Kandidaten gelten für Sie, wenn Sie als Kandidat/Bewerber für eine Festanstellung oder eine befristete Anstellung bei einem unserer Kunden oder als Freiberufler/Auftragnehmer mit Hays in Kontakt treten. Sie gilt auch, wenn Ihr Profil oder Ihre Bewerbung Hays von einem anderen Personalvermittler/Lieferant, einer Agentur oder einem ähnlichen Vermittler übermittelt wurde.

Wenn Sie sich intern bei Hays bewerben, lesen Sie bitte unsere Datenschutzhinweise für interne Bewerber.

Wer wir sind

Wir sind die Hays Group („wir“, „uns“). Wir sind der Verantwortliche, was bedeutet, dass wir entscheiden, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten während des Rekrutierungsprozesses verwendet werden. Je nach Ihrem Land und der Art der Stellenangebote, für die Sie sich bewerben, können verschiedene Hays-Unternehmen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sein. Wir stellen Ihnen eine vollständige Liste der für Sie geltenden Verantwortlichen der Hays Gruppe in Anhang 1 zu diesen Datenschutzhinweisen für Kandidaten unten zur Verfügung.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir

Wir erheben nur personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um mit Ihnen im Zusammenhang mit beruflichen (Stellen)Angeboten in Kontakt zu treten, einschließlich der Bewertung Ihres Profils und, sofern zutreffend, der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung eines daraus resultierenden Vertragsverhältnisses. Bestimmte personenbezogene Daten (wie Ihr Lebenslauf und Ihre Kontaktdaten) sind erforderlich, um Ihre Eignung zu beurteilen und Ihre Bewerbung weiterzuverfolgen. Wenn Sie diese Informationen nicht bereitstellen, können wir Sie möglicherweise nicht für Stellen in Betracht ziehen oder den Rekrutierungsprozess nicht fortsetzen.

Personenbezogene Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen

Name und Kontaktdaten
Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Ausbildung
Fähigkeiten, Zertifizierungen, Mitgliedschaften in Berufsverbänden
Aktuelle und erwartete Vergütung und Zusatzleistungen oder Honorarsatz
Anschreiben, Fragebögen, Antworten auf Assessment-Fragen
Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Mitschriften von Besprechungen und Telefonaten oder Aufzeichnungen (falls zutreffend)
Bankverbindung
Sonstige Informationen, die Sie uns gegebenenfalls mitteilen möchten, wie z. B. Foto, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, nächste Angehörige

Sensible Daten oder Daten besonderer Kategorien (werden nur erhoben, wenn dies rechtmäßig und angemessen ist)

Informationen zu Gesundheit oder Behinderung (zur Gewährung angemessener Vorkehrungen)
Angaben zur Diversität [z. B. ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religionszugehörigkeit usw.] (nur soweit gesetzlich zulässig und vorbehaltlich Ihrer ausdrücklichen Einwilligung)
Daten zu Impfungen oder Gesundheitsuntersuchungen (nur für Positionen, die dies erfordern)
Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Hintergrundprüfungen (nur soweit gesetzlich zulässig und für Positionen, die dies erfordern)

Personenbezogene Daten, die wir indirekt aus anderen Quellen erheben

Referenzen und Beschäftigungsnachweise
Hintergrundüberprüfungen (einschließlich Überprüfung der Arbeitserlaubnis sowie der Ausbildung/Qualifikation) durch von uns beauftragte Dienstleister (sofern rechtmäßig und angemessen)
Feedback aus Vorstellungsgesprächen oder zu bestimmten Stellen von unseren Kunden
Ihr veröffentlichtes berufliches Profil (z. B. LinkedIn)
Lebenslauf oder Angaben zur Beschäftigung, die uns von einer anderen Personalvermittlungsagentur, einem Managed-Service-Anbieter oder einem Outsourcing-Partner für die Personalbeschaffung übermittelt wurden

Personenbezogene Daten, die wir automatisch erfassen

IP-Adresse und Gerätekennungen
Protokolldaten (Daten/Uhrzeiten, zu denen Sie auf unsere Plattform zugreifen)
Cookie- oder Tracking-Daten, wenn Sie unsere Website oder Apps besuchen, unsere Online-Rekrutierungssysteme nutzen oder mit unseren Marketing-E-Mails interagieren
Verhaltensdaten (z. B. aufgerufene Stellenangebote, Interaktionsverlauf)

Bitte beachten Sie, dass die vorstehende Liste der Kategorien personenbezogener Daten nicht abschließend ist und sich abhängig von gesetzlichen Verpflichtungen, unseren berechtigten Interessen oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ändern kann.

Woher wir personenbezogene Daten erhalten

In vielen Fällen erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, beispielsweise wenn Sie Ihren Lebenslauf einreichen, sich auf eine Stelle bewerben, mit uns kommunizieren oder auf andere Weise unsere (Rekrutierungs-)Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
Unter bestimmten Umständen erhalten wir jedoch auch personenbezogene Daten über Sie aus anderen Quellen, darunter:

Personalvermittler, Agenturen oder andere Vermittler, die uns Ihr Profil im Zusammenhang mit potenziellen Stellenangeboten vorstellen
Ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber, Referenzgebern oder beruflichen Kontakten, sofern Sie diese gebeten haben, Ihre Daten an uns weiterzugeben, oder sofern dies im Rahmen der Personalbeschaffung angemessen ist
Öffentlich zugängliche Quellen, wie berufliche Netzwerke, Jobbörsen, Talentpools, Unternehmenswebsites oder andere Online-Quellen, auf denen Ihre personenbezogenen Daten für berufliche oder rekrutierungsbezogene Zwecke öffentlich zugänglich gemacht werden
Drittanbieter, mit denen wir im Rahmen des Rekrutierungsprozesses zusammenarbeiten, beispielsweise Anbieter von Kompetenzbewertungen, Hintergrundüberprüfungen (soweit gesetzlich zulässig) oder ähnlichen Dienstleistungen

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten von Dritten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen, tun wir dies nur, sofern dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen zulässig ist und wir über eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten verfügen. Wir verwenden diese personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzhinweisen für Kandidaten und zu den hierin beschriebenen Zwecken.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns bei unseren rekrutierungsbezogenen Aktivitäten stützen, können je nach dem Land, in dem Sie sich befinden, unterschiedlich sein. Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage der Vertragserfüllung oder Anbahnung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist. Für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten oder in Rechtsordnungen, in denen die Einwilligung die primäre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darstellt, stützen wir uns möglicherweise auf Ihre Einwilligung. Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit gemäß geltendem Recht widerrufen. Weitere Informationen zu länderspezifischen Anforderungen finden Sie in Anhang 1.

Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unsere berechtigten Interessen stützen, stehen diese Interessen in erster Linie im Zusammenhang mit dem Betrieb eines effektiven, qualitativ hochwertigen und verantwortungsvollen Rekrutierungs- bzw. Personalvermittlungsgeschäfts. Zu unseren berechtigten Interessen gehören insbesondere:

Identifizierung und Vermittlung geeignet qualifizierter Kandidaten für relevante Stellenangebote;
Pflege einer aktuellen Kandidatendatenbank zur effizienten und zeitnahen Durchführung von Rekrutierungsaktivitäten;
die Verbesserung der Qualität, Genauigkeit und Effizienz unserer Rekrutierungstechnologie, Dienstleistungen und Prozesse;
die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen, indem wir geeignete Kandidaten für die von ihnen zu besetzenden Stellen vorschlagen;
die Verhinderung von Betrug und Missbrauch unserer Dienstleistungen sowie die Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme; und
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir prüfen sorgfältig die Auswirkungen einer solchen Verarbeitung auf Ihre Rechte und Freiheiten und wenden angemessene Schutzmaßnahmen an.

Zwecke & Rechtsgrundlagen

Zweck	Was wir tun	Rechtsgrundlage
Vorbereitende Rekrutierungsmaßnahmen	Feststellen, ob Sie an unseren Rekrutierungsdienstleistungen interessiert sind oder davon profitieren könnten. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, potenzielle Kandidaten proaktiv zu identifizieren und anzusprechen, um ihnen relevante Karrieremöglichkeiten und Unterstützung bei der Stellensuche anzubieten.	Berechtigte Interessen
Bearbeitung Ihrer Bewerbung	Prüfung Ihres Lebenslaufs, Beurteilung der Eignung, Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Tests. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihre Eignung für bestimmte Positionen zu beurteilen und qualifizierte Kandidaten effizient mit passenden Stellenangeboten zusammenzuführen.	Berechtigte Interessen; Erfüllung eines Vertrages
Kommunikation mit Ihnen	Vereinbaren von Vorstellungsgesprächen, Anfordern von Informationen, Versenden von Updates, Pflegen unserer Beziehung zu Ihnen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Einstellungsprozess effektiv zu gestalten, Sie auf dem Laufenden zu halten und eine angemessene und kontinuierliche Beziehung zu den Kandidaten zu pflegen.	Berechtigte Interessen; Erfüllung eines Vertrages
Zeit nach Abschluss des Recruitingsprozesses	Aufrechterhaltung einer dauerhaften Beziehung zu Ihnen oder Unterstützung bei Ihrer nächsten beruflichen Position. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine kontinuierliche berufliche Beziehung zu Ihnen aufrechtzuerhalten und Sie bei der Suche nach zukünftigen Karrieremöglichkeiten zu unterstützen.	Berechtigte Interessen
Identitäts-/Hintergrund-/Referenz-/Compliance-Prüfungen/Prüfungen anhand von Sanktionslisten	Überprüfung Ihrer Identität, Qualifikationen, beruflichen Laufbahn, Arbeitsberechtigung, Strafregister (nur soweit gesetzlich zulässig) sowie Compliance- und Sanktionslisten.	Gesetzliche Verpflichtung; berechtigte Interessen; Einwilligung, sofern erforderlich
Kompetenz- oder psychometrische Bewertungen	Durchführung positionsspezifischer Tests mit menschlicher Überprüfung (soweit rechtlich Zulässig). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, rollenrelevante Fähigkeiten, Kompetenzen und Eignung zu bewerten, um die Genauigkeit und Fairness der Kandidatenauswahl zu verbessern und fundierte Einstellungsentscheidungen zu unterstützen. Natürlich immer mit menschlicher Überprüfung.	Berechtigte Interessen
Treffen von angemessene Vorkehrungen zur Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse	Nutzung von Gesundheits- und Behinderungsdaten zum Anpassungen im Recruitingprozess vorzunehmen.	Einwilligung; arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Überwachung von Vielfalt und Chancengleichheit	Verwendung von Diversitätsdaten ausschließlich in aggregierter, anonymisierter Form.	Einwilligung; gesetzliche Verpflichtung
Aufnahme in unseren Kandidaten-/Talentpool	Speichern Ihres Lebenslaufs, um ihn mit zukünftigen Positionen abzugleichen, um Sie auf nach unserer Meinung geeignete Stellen aufmerksam zu machen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine übersichtliche und durchsuchbare Bewerberdatenbank zu führen, um Personen effizient mit aktuellen und zukünftigen Stellenangeboten abzugleichen, wiederholte Datenerhebungen zu vermeiden und eine kontinuierliche Unterstützung bei der Personalbeschaffung zu gewährleisten.	Berechtigte Interessen
Verwaltung	Erstellung von Aufzeichnungen, einschließlich Protokollen von Gesprächen mit Ihnen, damit sich unsere Berater auf die Beziehung zu Ihnen konzentrieren können, um sicherzustellen, dass unsere Informationen korrekt und aktuell sind, und um die Qualität unserer Systeme und Prozesse zu verbessern. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Gespräche im Zusammenhang mit der Personalvermittlung genau zu dokumentieren, die Qualität und Konsistenz unserer Rekrutierungsprozesse zu verbessern und es unseren Beratern zu ermöglichen, sich auf eine sinnvolle Interaktion mit den Kandidaten zu konzentrieren, anstatt manuelle Notizen zu machen.	Berechtigte Interessen; Einwilligung
Sonstige rekrutierungsbezogene Dienstleistungen	Ihnen eine im Zusammenhang mit der Rekrutierung verbundene Dienstleistung anzubieten, wie z. B. Unterstützung beim Verfassen Ihres Lebenslaufs, Schulungen oder Karrierecoaching. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, zusätzliche Unterstützung im Zusammenhang mit der Personalvermittlung anzubieten, die Ihre Beschäftigungsfähigkeit und Ihre Karriereaussichten verbessern kann.	Berechtigte Interessen
Verbesserung unserer Dienstleistungen	Verbesserung Ihrer Erfahrung sowie Entwicklung oder Optimierung unserer Rekrutierungstechnologie, um zu analysieren, wie unsere Rekrutierungsdienste genutzt werden, und um neue Prozesse, Tools und die Kandidatenerfahrung zu entwickeln oder deren Qualität, Effektivität und Zuverlässigkeit zu verbessern. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, sicherzustellen, dass unsere Personalvermittlungsdienste präzise, effizient und relevant bleiben und dass Bewerbern zeitnah geeignete Stellenangebote unterbreitet werden.	Berechtigte Interessen
Marketing	Um Sie über zukünftige Möglichkeiten, Networking-Veranstaltungen, Branchen-Einblicke oder über offene Stellen zu informieren, bei deren Besetzung wir Ihnen unserer Meinung nach helfen können. Wenn wir uns bei der Kommunikation im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung auf unsere berechtigten Interessen stützen, beschränkt sich dies auf Mitteilungen über ähnliche Positionen oder Dienstleistungen, die für Ihr berufliches Profil und Ihre Erwartungen relevant sind.	Einwilligung; Berechtigte Interessen
Werbung	Um Ihnen auf anderen digitalen Kanälen Werbung und andere Inhalte anzuzeigen, die unserer Meinung nach für Sie relevant sind. Oder um Ihre Daten zur Erstellung von Profilen zu verwenden, die wir zur Werbung für unsere Dienste nutzen können.	Einwilligung
Analyse	Nutzung von Erkenntnissen, um Beschäftigungstrends und Einblicke branchenübergreifend besser zu verstehen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Rekrutierungstrends und -ergebnisse zu analysieren, um unsere Dienstleistungen zu verbessern und die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt besser zu verstehen.	Berechtigte Interessen
Anonymisierung von Daten	Verarbeitung personenbezogener Daten, um diese zu anonymisieren und damit ihre weitere Nutzung für rechtmäßige Zwecke wie Tests, statistische Analysen sowie die Verbesserung oder Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen zu ermöglichen, ohne dass dabei Einzelpersonen identifiziert werden. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, personenbezogene Daten zu anonymisieren, um ihre weitere Verwendung für statistische Analysen, Tests sowie die Verbesserung oder Entwicklung unserer Rekrutierungsdienstleistungen zu ermöglichen, ohne dass dabei Einzelpersonen identifiziert werden.	Berechtigte Interessen
Rechtliche-, regulatorische- und Compliance-Zwecke	Führen der erforderlichen Aufzeichnungen, Beantwortung von Anfragen von Behörden, Verhinderung von Betrug, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche. Reagieren auf und Teilnahme an Kundenprüfungen sowie Erfüllung unserer Compliance-Verpflichtungen gegenüber Kunden.	Gesetzliche Verpflichtung; berechtigte Interessen
Kundenzufriedenheit	Bewertung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit (Kunden und Kandidaten), unter anderem durch Umfragen und Feedback-Analysen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Qualität, Effektivität und Zuverlässigkeit unserer Personalvermittlungsdienstleistungen für Kandidaten und Kunden zu bewerten und zu verbessern.	Berechtigte Interessen
Untersuchung/Whistleblowing	Untersuchung oder Reaktion auf Vorfälle, Beschwerden oder Beanstandungen, die Sie betreffen, sowie Erstellung von Berichten dazu. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, gemeldete Vorfälle, Beschwerden oder mutmaßliches Fehlverhalten zu untersuchen und darauf zu reagieren sowie die Integrität unseres Unternehmens, unserer Kandidaten und anderer Interessengruppen zu schützen, unter anderem durch die Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.	Berechtigte Interessen; Gesetzliche Verpflichtung
Geschäftsbeziehung	Für Freiberufler/Auftragnehmer: Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Erbringung von Dienstleistungen erforderlich sind, einschließlich Leistungsüberwachung und Rechnungsstellung.	Erfüllung eines Vertrags; berechtigte Interessen; gesetzliche Verpflichtung
Profiling / automatisierte Tools	Einsatz automatisierter Tools zur Unterstützung bei der Vorauswahl oder Zuordnung von Bewerbungen (endgültige Entscheidungen erfolgen niemals vollständig automatisiert), Erstellung von Profilen, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten und die Relevanz der Ihnen angebotenen Stellenangebote und Inhalte zu maximieren. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Berater zu unterstützen, indem wir die Relevanz der Stellenvermittlung verbessern, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass Kandidaten für Positionen berücksichtigt werden, die ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechen. Automatisierte Tools werden ausschließlich zur Unterstützung menschlicher Entscheidungsprozesse eingesetzt und niemals, um vollständig automatisierte endgültige Einstellungsentscheidungen zu treffen.	Berechtigte Interessen

Sie haben das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widersprechen, wenn wir erklärt haben, dass wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen. Bitte lesen Sie den Abschnitt „So üben Sie Ihre Rechte aus und kontaktieren uns“.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten NICHT an Dritte.
Dies gilt auch im Sinne des California Consumer Privacy Act/California Privacy Rights Act.

Was ist der Kandidatenpool und wie nutzen wir ihn

Wenn Ihre Daten in unserer Datenbank gespeichert sind, sind sie Teil unseres „Kandidatenpools“. Dies ermöglicht es uns, Ihre Informationen zu speichern und zu aktualisieren, Ihren Fortschritt im Rahmen von Rekrutierungsprozessen zu verfolgen und Sie für aktuelle und zukünftige Stellenangebote in Betracht zu ziehen. Unsere Berater durchsuchen regelmäßig den Kandidatenpool, um potenzielle Übereinstimmungen zu identifizieren. Wenn wir eine Stelle finden, die für Sie geeignet sein könnte, werden wir Sie kontaktieren, um zu prüfen, ob Sie interessiert sind. Wenn ja, setzen wir den Einstellungsprozess mit Ihnen fort; wenn nicht, verbleiben Ihre Daten im Kandidatenpool, damit wir Sie für andere Stellenangebote berücksichtigen und Ihnen weiterhin Unterstützung im Bereich der Stellensuche anbieten können (z. B. Weiterbildungsmöglichkeiten, Gehaltsübersichten oder Beratung zu Lebensläufen und Vorstellungsgesprächen).
Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihren Widerspruch vermerken und respektieren und bei Bedarf gemeinsam mit Ihnen klären, welche Verarbeitung Sie konkret nicht mehr wünschen.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir halten uns an die Richtlinie zur Datenaufbewahrung der Hays-Gruppe. Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, solange wir eine laufende Geschäftsbeziehung mit Ihnen unterhalten oder solange wir ein berechtigtes geschäftliches Interesse daran haben.

Beispiele für berechtigte Interessen sind:

Aufbewahrung von Aufzeichnungen über Einstellungsentscheidungen
Sie für zukünftige Stellen in Betracht zu ziehen
Erfüllung von Audit- oder Compliance-Anforderungen

Wenn personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert. Weitere Informationen zur für Sie geltenden Aufbewahrungsdauer finden Sie in Anhang 1 unten.

An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:

Empfänger	Grund für die Weitergabe
Kunden	Wenn Sie sich bei ihnen oder für eine von ihnen geförderte Stelle bewerben
Anbieter von Rekrutierungstechnologien	Zur Verwaltung von Bewerbungen, Bewertungen und Speicherung
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen	Wenn dies für die Stelle angemessen und gesetzlich zulässig ist
Konzerngesellschaften	Wenn ein anderes Unternehmen der Gruppe am Einstellungsprozess beteiligt ist oder unsere Geschäftstätigkeit unterstützt
Rechts- oder Aufsichtsbehörden	Wenn gesetzlich vorgeschrieben
(IT-/Cloud-) Dienstleister	Sichere Speicherung, Hosting und Unterstützung unserer Geschäftstätigkeit
Managed-Service-Anbieter	Zur Unterstützung von Hays oder den Kunden von Hays bei unseren Personalbeschaffungs- und/oder Rekrutierungsdienstleistungen
Auditoren / Wirtschaftsprüfer	Soweit dies für die Durchführung oder Teilnahme an internen oder externen Audits unbedingt erforderlich ist
Andere Organisatoren	Soweit dies im Rahmen einer Fusion oder Übernahme, an der die Hays-Gruppe oder ihre juristischen Personen beteiligt sind, unbedingt erforderlich ist

We require all third parties to protect your data, use it only as instructed, and ensure that appropriate safeguards are in place.

Wohin wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln

Da wir ein internationales Unternehmen sind, können Ihre Daten in Ländern außerhalb Ihres Heimatlandes abgerufen oder gespeichert werden.
Wann immer wir personenbezogene Daten international übermitteln, nutzen wir eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen:

Angemessenheitsbeschlüsse (Länder, die offiziell als Länder mit strengen Datenschutzgesetzen anerkannt sind)
Standardvertragsklauseln (SCCs) oder ähnliche Schutzmaßnahmen
Andere gesetzlich zugelassene Mechanismen

Bei Bedarf führen wir Folgenabschätzungen zur Datenübermittlung durch, um das Risiko der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zu bewerten und sicherzustellen, dass wir über angemessene Schutzmaßnahmen verfügen.
Sie können weitere Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen anfordern.

Welche Rechte Sie haben

Je nach Ihrem Standort haben Sie möglicherweise die folgenden Rechte:

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten
Korrektur unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen
Löschung beantragen (mit gesetzlichen Ausnahmen)
Einschränkung bestimmter Verarbeitungsvorgänge verlangen
Widerspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen
Übertragen Ihrer Daten zu Dritten verlangen
Jederzeitiger Widerruf der Einwilligung (sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht)
Recht, keiner automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden
Recht, bei unserem Datenschutzteam Beschwerde bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen
Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einzureichen

So üben Sie Ihre Rechte aus und kontaktieren uns

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich an die zuständige Hays-Gesellschaft wenden, die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Da die Zuständigkeit je nach Land und Art Ihrer Beziehung zu uns variieren kann, können die entsprechenden Kontaktdaten unterschiedlich sein.
Eine vollständige Liste der relevanten Hays-Einheiten und ihrer Kontaktdaten, einschließlich der Ansprechpartner für den Datenschutz, finden Sie in Anhang 1 unten.

Sie können sich auch an Ihre lokale Datenschutzbehörde wenden, wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind.

Wie wir automatisiere Entscheidungsfindung und KI einsetzen

Wir suchen ständig nach Möglichkeiten, unseren Service zu verbessern und unseren Kollegen dabei zu helfen, die für Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen am besten geeignete Stelle für Sie zu finden. Wir nutzen automatisierte Tools zur Unterstützung der Vorauswahl oder des Matchings, doch Einstellungsentscheidungen werden niemals ausschließlich auf automatisierter Basis getroffen. Eine menschliche Überprüfung ist immer Teil des Prozesses. Der Einsatz von KI konzentriert sich darauf, die besten Kandidaten mit den besten Stellenangeboten zusammenzubringen und unseren Kollegen einen Teil der Verwaltungsarbeit abzunehmen, damit sie mehr Zeit darauf verwenden können, mit Ihnen in Kontakt zu treten und Ihre Bedürfnisse zu verstehen. Wir werden KI niemals dazu nutzen, den Einstellungsprozess vollständig zu automatisieren, und wir werden den Einsatz von KI während des gesamten Einstellungsprozesses transparent gestalten.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir verbessern ständig unsere organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören regelmäßige Schulungen für unsere Kollegen, rollenbasierte Zugriffskontrollen, die Erkennung von Cyberbedrohungen, Datenverschlüsselung, sichere Datenspeicherung und regelmäßige Audits.

Aktualisierung dieser Hinweise

Wir behalten uns vor, diese Hinweise zu aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder gesetzlicher Anforderungen Rechnung zu tragen. Die aktuellste Version ist stets auf unserer Website verfügbar und enthält ein „Datum des Inkrafttretens“. Wesentliche Änderungen werden bei Bedarf mitgeteilt.

Anhang 1

Wer wir sind

Hays Österreich GmbH
Hays Professional Solutions Österreich GmbH

So üben Sie Ihre Rechte aus und kontaktieren uns

Sie können das Datenschutzteam und den zuständigen Datenschutzbeauftragten per E-Mail erreichen datenschutz@hays.at

Sie können uns auch per Post kontaktieren:
Hays Österreich GmbH
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Europaplatz 3/5
1150 Wien
Österreich

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in unserem System für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren ab dem Zeitpunkt, an dem wir diese personenbezogenen Daten erheben oder anschließend einen wesentlichen Kontakt mit Ihnen (oder gegebenenfalls dem Unternehmen, für das oder mit dem Sie arbeiten) haben. Nach Ablauf dieses Zeitraums sind Ihre Daten wahrscheinlich nicht mehr für die Zwecke relevant, für die sie erhoben wurden. Wir können Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise länger in unseren Systemen speichern, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass dies erforderlich ist, beispielsweise aufgrund unserer Verpflichtungen gegenüber Steuerbehörden oder im Zusammenhang mit einem zu erwartenden Rechtsstreit.

Wir betrachten in diesem Zusammenhang einen Kontakt mit Ihnen als wesentlich, wenn Sie beispielsweise über unsere Website einen Lebenslauf bei uns einreichen, an einer unserer Online-Schulungen teilnehmen, mit uns über potenzielle Stellen kommunizieren (entweder mündlich oder schriftlich) oder auf einen Link in einer unserer Marketingmitteilungen klicken. Der Empfang, das Öffnen oder das Lesen einer elektronischen Nachricht von uns gilt für diese Zwecke nicht als wesentlicher Kontakt; dies gilt nur, wenn Sie auf einen Link klicken oder direkt antworten – wir gehen nur dann von einem wesentlcihen Kontakt mit Ihnen aus, wenn Sie aktiv werden.

Für diejenigen Kandidaten, deren Dienstleistungen über ein Drittunternehmen oder eine andere Einrichtung erbracht werden, bedeutet „wesentlicher Kontakt“ mit Ihnen einen wesentlichen Kontakt mit dem Unternehmen oder der Einrichtung, die Ihre Dienstleistungen erbringt. Wenn wir von einem solchen Unternehmen oder einer solchen Einrichtung darüber informiert werden, dass diese Beziehung zu Ihnen nicht mehr besteht, speichern wir Ihre Daten nicht länger als drei Jahre ab diesem Zeitpunkt oder, falls später, für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Zeitpunkt, an dem wir anschließend direkt mit Ihnen in wesentlichen Kontakt treten.

Für Kandidaten, die wünschen, dass wir ihre personenbezogenen Daten nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Bewerbung für eine Stelle verarbeiten, und die der Aufnahme in den Kandidatenpool widersprochen haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es im Zusammenhang mit unseren gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erforderlich ist.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Als primäre Rechtsgrundlage verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten, sofern dies zur Erfüllung von Verpflichtungen und zur Ausübung spezifischer Rechte im Bereich des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Sozialschutzrechts gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO erforderlich ist, soweit eine solche Verarbeitung nach geltendem Recht zulässig ist und angemessene Schutzvorkehrungen getroffen werden.
Dies kann insbesondere Situationen umfassen, in denen die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist:

um Ihre Eignung für bestimmte Funktionen oder Aufgaben zu beurteilen,
zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen in den Bereichen Arbeitsrecht, Gesundheit und Sicherheit, Sozialversicherung oder Chancengleichheit oder
um gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen, die für uns oder unsere Kunden im Zusammenhang mit der Personalvermittlung und -beschaffung gelten.

In begrenzten Fällen können wir uns auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO stützen, um besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten.

Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung
Unter bestimmten Umständen stützen wir uns auf Ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere:

wenn dies nach geltendem Recht für bestimmte Verarbeitungsvorgänge erforderlich ist;
für bestimmte Marketing- oder Werbeaktivitäten;
für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO, sofern keine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, erfolgt diese freiwillig, ist spezifisch, fundiert und eindeutig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Soft-Opt-In-Einwilligung für Mitteilungen im Zusammenhang Recruiting
Soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, kann Hays Sie mit Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Recruiting kontaktieren, ohne eine gesonderte Einwilligung einzuholen, wenn:

wir Ihre Kontaktdaten im Rahmen der Erbringung von Personalvermittlungs- oder -vermittlungsdienstleistungen für Sie erhalten haben; und
sich die Mitteilungen auf ähnliche berufliche Möglichkeiten oder Dienstleistungen beziehen; und
Ihnen zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer Daten und in jeder nachfolgenden Mitteilung die Möglichkeit gegeben wurde, solchen Mitteilungen zu widersprechen.

Sie können dem Erhalt solcher Mitteilungen jederzeit kostenlos widersprechen, indem Sie den bereitgestellten Abmeldemechanismus nutzen oder uns wie in diesen Datenschutzhinweisen für Kandidaten beschrieben kontaktieren.

Hinweise zu unseren Marketingaktivitäten

Retargeting

Wenn Sie in die Datenübermittlung an unsere Werbepartner eingewilligt haben, übermitteln wir Ihre Daten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer) in verschlüsselter und pseudonymisierter Form („hashed“) an unsere Werbepartner (eine Liste unserer Werbepartner finden Sie unten). Diese Partner vergleichen diese Daten mit den Daten, die sie bereits über Sie verarbeiten, und wenn sie übereinstimmen, ermöglichen es uns die Partner, gezielte Werbung für diese Übereinstimmungen oder für ähnliche Personengruppen wie Sie zu schalten, was bedeutet, dass die Partner auf ihren Plattformen Hays-Werbung anzeigen, die speziell für Sie oder für Personen wie Sie konzipiert ist. Nach der Feststellung dieser Übereinstimmungen werden Ihre verschlüsselten Daten bei unseren Partnern automatisch wieder gelöscht. Die Partner erhalten infolgedessen keine neuen Adressen. Wir denken, dass dies ein großer Vorteil für Sie darstellt, da Sie nur Werbung erhalten, die auch Ihren Bedürfnissen entspricht.

Unternehmen der Hays-Gruppe & Hays-Werbepartner
Wird in diesem Abschnitt über die Unternehmen der Hays-Gruppe in Deutschland, Österreich, Dänemark und der Schweiz gesprochen, so sind damit die folgenden Unternehmen gemeint:

Hays AG, mit Sitz in Deutschland
Hays Professional Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
Hays Talent Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
Emposo GmbH, mit Sitz in Deutschland
Hays Holding GmbH, mit Sitz in Deutschland
Hays Beteiligungs GmbH & Co.KG, mit Sitz in Deutschland
Hays Vorrat 01 GmbH, mit Sitz in Deutschland
Hays (Schweiz) AG, mit Sitz in der Schweiz
Hays Talent Solutions (Schweiz) GmbH, mit Sitz in der Schweiz
Hays Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
Hays Professional Solutions Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
Hays Specialist Recruitment Denmark A/S, mit Sitz in Dänemark

Wenn wir im Zusammenhang mit unserer Werbeeinwilligung von Werbepartnern sprechen, sind damit die folgenden Partner gemeint:

Datenübermittlung in Länder außerhalb des EWR

Sofern wir Sie um Ihre Marketing-Einwilligung in Bezug auf unsere Werbepartner gebeten haben und diese Beteiligten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, willigen Sie (Art. 49 I a DSGVO) in eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein, und Sie sind sich bewusst, dass bei diesen Anbietern/Ländern ein geringeres Datenschutzniveau als im Europäischen Wirtschaftsraum bestehen kann.

Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch Behörden zu Überwachungszwecken eingesehen werden können, auch ohne Rechtsbehelfsverfahren. Die Ausübung von Datenschutzrechten, die Sie kennen und mit denen Sie nach der DSGVO vertraut sind, kann schwieriger oder sogar unmöglich sein.

Marktforschungszwecke

Wenn Sie in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marktforschungszwecken eingewilligt haben, bedeutet dies, dass wir Umfragen zu Zufriedenheit, NetPromoterScore, Personalthemen, Wünschen, Angeboten, soziodemografischen Merkmalen, Tests neuer Plattformen, Testgruppen, UX-Tests und Markenpanels durchführen werden.

Retargeting
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Unternehmen der Hays-Gruppe & Hays-Werbepartner
Wird in diesem Abschnitt über die Unternehmen der Hays-Gruppe in Deutschland, Österreich, Dänemark und der Schweiz gesprochen, so sind damit die folgenden Unternehmen gemeint:
• Hays AG, mit Sitz in Deutschland
• Hays Professional Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
• Hays Talent Solutions GmbH, mit Sitz in Deutschland
• Emposo GmbH, mit Sitz in Deutschland
• Hays Holding GmbH, mit Sitz in Deutschland
• Hays Beteiligungs GmbH & Co.KG, mit Sitz in Deutschland
• Hays Vorrat 01 GmbH, mit Sitz in Deutschland
• Hays (Schweiz) AG, mit Sitz in der Schweiz
• Hays Talent Solutions (Schweiz) GmbH, mit Sitz in der Schweiz
• Hays Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
• Hays Professional Solutions Österreich GmbH, mit Sitz in Österreich
• Hays Specialist Recruitment Denmark A/S, mit Sitz in Dänemark

Wenn wir im Zusammenhang mit unserer Werbeeinwilligung von Werbepartnern sprechen, sind damit die folgenden Partner gemeint:
• Facebook Inc, mit Sitz in den USA, (https://www.facebook.com/about/privacy/update)
• LinkedIn Corporation, mit Sitz in den USA, (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy)
• Google Ireland Limited, mit Sitz in Irland (https://policies.google.com/privacy)
Datenübermittlung in Länder außerhalb des EWR
Sofern wir Sie um Ihre Marketing-Einwilligung in Bezug auf unsere Werbepartner gebeten haben und diese Beteiligten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, willigen Sie (Art. 49 I a DSGVO) in eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein, und Sie sind sich bewusst, dass bei diesen Anbietern/Ländern ein geringeres Datenschutzniveau als im Europäischen Wirtschaftsraum bestehen kann.
Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch Behörden zu Überwachungszwecken eingesehen werden können, auch ohne Rechtsbehelfsverfahren. Die Ausübung von Datenschutzrechten, die Sie kennen und mit denen Sie nach der DSGVO vertraut sind, kann schwieriger oder sogar unmöglich sein.
Marktforschungszwecke
Wenn Sie in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marktforschungszwecken eingewilligt haben, bedeutet dies, dass wir Umfragen zu Zufriedenheit, NetPromoterScore, Personalthemen, Wünschen, Angeboten, soziodemografischen Merkmalen, Tests neuer Plattformen, Testgruppen, UX-Tests und Markenpanels durchführen werden.

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